Wo der Arbeitsweg aufhört und die Dienstreise beginnt

Der Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte und die Fahrt zu einem Kunden sehen im Alltag ähnlich aus. Steuerlich liegen dazwischen zwei verschiedene Regelwerke. Für den Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale mit 0,38 Euro je Entfernungskilometer. Für die Auswärtstätigkeit gelten die Reisekostenregeln in § 9 Abs. 4a EStG: tatsächliche Fahrtkosten oder 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer, dazu Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten. Wer beide Fälle auseinanderhält, vermeidet zwei der häufigsten Fehler in der Anlage N.

Die Grenze verläuft an der ersten Tätigkeitsstätte

Ausgangspunkt ist § 9 Abs. 4 EStG. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, in der Regel das Büro, das der Arbeitsvertrag nennt. Jede berufliche Tätigkeit außerhalb dieser Einrichtung und außerhalb der Wohnung ist eine Auswärtstätigkeit. Dazu gehören der Kundenbesuch, die Messe, die Schulung in einer anderen Stadt, der Einsatz in einer anderen Niederlassung oder der Tag auf der Baustelle.

Die Entfernungspauschale ist dagegen ausschließlich für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gedacht. Sie ist bewusst pauschal und bewusst begrenzt, weil der Gesetzgeber den täglichen Arbeitsweg nur zum Teil berücksichtigt. Wie sie seit 2026 gerechnet wird, steht in Was der Weg ins Büro steuerlich zählt, wenn man ihn nicht jeden Tag fährt. Die Auswärtstätigkeit dagegen ist unmittelbar beruflich veranlasst, deshalb werden ihre Kosten grundsätzlich vollständig berücksichtigt.

Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit

Bei einer Dienstreise mit dem eigenen Pkw können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, was einen Nachweis der Gesamtkosten des Fahrzeugs voraussetzt. Einfacher ist die Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer, die dem Bundesreisekostengesetz entnommen ist. Gefahren heißt hier: Hin- und Rückweg, jeder Umweg zum Kunden, jede Fahrt zwischen zwei Einsatzorten. Bei 40 Kilometern einfacher Strecke sind das 80 Kilometer und 24,00 Euro. Für Bahn, Bus oder Flug zählen die tatsächlichen Kosten der Fahrkarte.

Der Unterschied zur Entfernungspauschale ist zweifach. Dort werden nur die Entfernungskilometer gezählt, also die einfache Strecke; hier die gefahrenen. Und dort gilt bei den meisten Verkehrsmitteln der Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr; hier gibt es keine Obergrenze.

Verpflegungspauschalen nach Abwesenheit

Für den Mehraufwand beim Essen unterwegs sieht § 9 Abs. 4a EStG Pauschalen vor, die 2026 unverändert gelten. Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte von mehr als acht Stunden sind es 14 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise gelten 28 Euro für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und jeweils 14 Euro für den An- und den Abreisetag, ohne Prüfung der Stundenzahl. Wer unter acht Stunden bleibt, hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, auch wenn unterwegs gegessen wurde.

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent von 28 Euro für ein Frühstück, also 5,60 Euro, und um 40 Prozent von 28 Euro für ein Mittag- oder Abendessen, also 11,20 Euro. Bei einem eintägigen Kundentermin mit gestelltem Mittagessen bleiben von 14 Euro noch 2,80 Euro. Die Kürzung greift auch dann, wenn die Pauschale für den Tag nur 14 Euro beträgt; sie kann die Pauschale bis auf null reduzieren, aber nicht ins Negative.

Dreimonatsfrist und Übernachtung

Verpflegungspauschalen gibt es für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Wer dauerhaft an mindestens drei Tagen pro Woche am selben auswärtigen Ort eingesetzt ist, etwa bei einem längeren Kundenprojekt, verliert nach drei Monaten den Anspruch auf die Verpflegungspauschale, nicht aber auf die Fahrtkosten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen. Bei Einsätzen an höchstens zwei Tagen pro Woche läuft die Frist nicht an.

Übernachtungskosten werden in der nachgewiesenen Höhe berücksichtigt, also die Hotelrechnung ohne den Frühstücksanteil. Für den Werbungskostenabzug gibt es keine Übernachtungspauschale; es zählt die Rechnung.

Was der Arbeitgeber erstattet, ist abgezogen

Viele Arbeitgeber erstatten Reisekosten steuerfrei: Kilometergeld, Verpflegungspauschalen, Hotel. Alles, was steuerfrei erstattet wurde, kann nicht noch einmal als Werbungskosten angesetzt werden. Übrig bleibt nur die Differenz. Zahlt der Arbeitgeber etwa 0,20 Euro je Kilometer statt 0,30 Euro, bleiben 0,10 Euro je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten. Erstattet er die vollen Pauschalen, bleibt nichts.

Für den Arbeitsweg gibt es diese Verrechnung ebenfalls, in anderer Form: Ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss oder ein steuerfreies Jobticket mindert die Entfernungspauschale. Der Arbeitgeber bescheinigt den Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung, und das Finanzamt zieht ihn ab.

Ein Tag, zwei Rechnungen

Das folgende vereinfachte Rechenbeispiel stellt einen Tag mit 40 Kilometern einfacher Strecke einmal als Arbeitsweg und einmal als Dienstreise gegenüber. Angenommen wird eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden und der eigene Pkw.

Der Unterschied von 15,20 Euro zu 38,00 Euro erklärt, warum die Zuordnung Gewicht hat. Beide Beträge sind Werbungskosten und treffen auf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro, den das Finanzamt ohnehin berücksichtigt. Erst der Teil, der darüber liegt, wirkt sich zusätzlich aus, und zwar über den persönlichen Steuersatz, nicht als Erstattung in gleicher Höhe. Wie der Pauschbetrag in der Rechnung arbeitet, steht in 1.230 Euro bekommt jeder Arbeitnehmer. Erst darüber wird gerechnet.

Typische Fehler bei der Zuordnung

Homeoffice-Tag mit Kundentermin

Ein Fall, der bei hybrider Arbeit häufiger vorkommt: Vormittags vier Stunden Arbeit zuhause, nachmittags ein zweistündiger Termin beim Kunden, dann wieder nach Hause. Die Fahrt zum Kunden ist Auswärtstätigkeit. Die Tagespauschale von 6 Euro bleibt daneben möglich, weil die Tätigkeit an diesem Tag überwiegend in der Wohnung ausgeübt und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde. Anders als beim Bürotag schließen sich Reisekosten und Tagespauschale also nicht aus. Was einen Homeoffice-Tag im Übrigen ausmacht, erklärt Diese Arbeitstage können mehr wert sein als gedacht.

Kippt das Verhältnis, etwa bei einem ganztägigen Termin mit einer Stunde Vorbereitung zuhause, fällt die Tagespauschale weg. Dann bleiben nur die Reisekosten.

Beachten

Alle genannten Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder vereinfachte Rechenbeispiele. Werbungskosten mindern das zu versteuernde Einkommen; sie werden nicht ausgezahlt. Die tatsächliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab.

Für wen das relevant ist

Die Abgrenzung betrifft alle, die neben dem Büro regelmäßig andere Orte aufsuchen: Vertrieb, Beratung, Projektarbeit beim Kunden, Techniker, Trainer, Beschäftigte mit mehreren Standorten. Für sie sind die Reisekosten oft der größere Posten unter den Werbungskosten, gerade weil es keinen Höchstbetrag gibt und die gefahrenen Kilometer doppelt zählen. Wer dagegen ausschließlich zwischen Wohnung und Büro pendelt, hat mit den Reisekostenregeln nichts zu tun und bleibt bei der Entfernungspauschale. Entscheidend ist in beiden Fällen die Summe aller Werbungskosten im Vergleich mit dem Pauschbetrag von 1.230 Euro. Erst darüber entsteht eine zusätzliche steuerliche Wirkung, und deren Höhe hängt vom persönlichen Steuersatz ab.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.