Derselbe Kalendertag kann nicht beides sein

Wer an einem Tag zuhause arbeitet, fährt an diesem Tag nicht ins Büro. So banal der Satz klingt, so genau bildet er die steuerliche Logik ab: Für einen Kalendertag kommt entweder die Tagespauschale von 6 Euro in Betracht oder die Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Beides zugleich sieht das Gesetz nur in einem eng gefassten Sonderfall vor. Bei hybrider Arbeit entscheidet deshalb die Zuordnung jedes einzelnen Tages über die Jahressumme.

Zwei Pauschalen, ein Kalendertag

Die Tagespauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG setzt voraus, dass die Tätigkeit an dem Tag überwiegend in der Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der Wohnung gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG setzt genau das Gegenteil voraus: einen Tag, an dem die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde. Die beiden Voraussetzungen schließen sich aus. Ein Tag erfüllt entweder die eine oder die andere, oder er erfüllt keine von beiden, etwa ein Urlaubstag.

Das Bundesfinanzministerium hat das in seinem Schreiben vom 15. August 2023 ausdrücklich klargestellt. Für Arbeitnehmer gilt die Tagespauschale über § 9 Abs. 5 EStG. Der Beitrag Diese Arbeitstage können mehr wert sein als gedacht erklärt die Tagespauschale im Ganzen; hier geht es um die Abgrenzung zum Pendeltag. Beide Pauschalen sind Werbungskosten, also Abzugsbeträge vom Einkommen. Keine von beiden wird ausgezahlt.

Eine Woche, fünf Zuordnungen

Ein vereinfachtes Beispiel: Montag Homeoffice, Dienstag Büro, Mittwoch Büro, Donnerstag Homeoffice, Freitag Büro. Für Montag und Donnerstag kommt jeweils die Tagespauschale von 6 Euro in Betracht, zusammen 12 Euro. Für Dienstag, Mittwoch und Freitag kommt die Entfernungspauschale in Betracht, bei 25 Kilometern einfacher Entfernung 9,50 Euro je Tag, zusammen 28,50 Euro. Die Woche ergibt 40,50 Euro Werbungskosten.

Was in dieser Woche nicht geht: fünf Pendeltage anzugeben, weil das vor einigen Jahren so war. Oder den Montag als Pendeltag und zugleich als Homeoffice-Tag zu zählen, weil abends noch E-Mails beantwortet wurden. Der Montag ist ein Homeoffice-Tag, weil die Arbeit überwiegend zuhause stattfand und kein Büro besucht wurde. Wäre er ein Bürotag mit Nacharbeit zuhause gewesen, wäre er ein Pendeltag, und die Nacharbeit bliebe ohne Tagespauschale. Die Einzelheiten zur Frage, welche Tage überhaupt zählen, stehen in Warum zwanzig Minuten E-Mails am Abend noch keinen Homeoffice-Tag ergeben.

Ein Jahr durchgerechnet

Auf das Jahr hochgerechnet sieht dieselbe Logik so aus. Angenommen werden 100 Homeoffice-Tage und 120 Bürotage bei 25 Kilometern einfacher Entfernung. Es handelt sich um ein vereinfachtes Rechenbeispiel, nicht um eine persönliche Berechnung.

Die 510 Euro sind der Teil der Werbungskosten, der über dem Pauschbetrag liegt und sich damit zusätzlich auf das zu versteuernde Einkommen auswirkt. Das ist kein Erstattungsbetrag. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 30 Prozent ergäben sich rechnerisch rund 150 Euro weniger Einkommensteuer; bei einem anderen Steuersatz fällt die Wirkung anders aus. Was der Grenzsteuersatz mit der Rechnung zu tun hat, erklärt Warum 300 Euro Werbungskosten nicht 300 Euro Erstattung sind.

Interessant ist der Vergleich mit einem Beschäftigten, der dieselben 220 Arbeitstage komplett im Büro verbringt: 220 Tage × 25 km × 0,38 Euro ergeben 2.090 Euro, also 860 Euro über dem Pauschbetrag. Die hybride Kollegin kommt auf weniger, weil die Tagespauschale bei 25 Kilometern je Tag niedriger ist als die Entfernungspauschale. Das ist folgerichtig: Sie hatte an 100 Tagen keinen Weg.

Warum die Tage zusammenpassen müssen

Ein Jahr hat 365 Kalendertage, davon 104 Wochenendtage. Bleiben 261 Werktage. Davon gehen die Feiertage ab, die auf einen Werktag fallen, je nach Bundesland und Jahr etwa neun bis dreizehn. Dazu kommen Urlaub und Krankheitstage. Bei 28 bis 30 Urlaubstagen und einer Handvoll Krankheitstagen bleiben rund 215 bis 225 Arbeitstage. Homeoffice-Tage und Pendeltage müssen zusammen in diesen Rahmen passen.

Wer 100 Homeoffice-Tage und 220 Pendeltage angibt, behauptet 320 Arbeitstage. Das ist offensichtlich nicht möglich und fällt bei der Bearbeitung auf. Auch 210 Homeoffice-Tage neben 60 Pendeltagen sind bei einer Fünftagewoche kaum plausibel. Die Höchstgrenze von 1.260 Euro Tagespauschale entspricht 210 Tagen; wer sie erreicht, hat rechnerisch fast das ganze Jahr zuhause gearbeitet und kaum noch Pendeltage übrig.

Der Sonderfall ohne anderen Arbeitsplatz

Eine Ausnahme kennt das Gesetz. Steht für die Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist die Tagespauschale auch für Tage zulässig, an denen zusätzlich auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet wurde. Gedacht ist das etwa für Lehrkräfte, die in der Schule keinen eigenen Arbeitsplatz haben und den Unterricht zuhause vorbereiten, oder für Beschäftigte im Außendienst ohne Büro. Für diese Gruppe können an einem Tag beide Pauschalen zusammentreffen: die Entfernungspauschale für die Fahrt zur Schule und die Tagespauschale für die Vorbereitung am Küchentisch.

Für den typischen hybrid Beschäftigten mit Schreibtisch im Büro gilt der Sonderfall nicht. Dass der Arbeitgeber Homeoffice erlaubt oder sogar wünscht, ändert daran nichts, solange ein Arbeitsplatz im Betrieb grundsätzlich vorhanden ist. Auch ein geteilter Arbeitsplatz, der nicht jeden Tag reserviert ist, gilt in der Regel als anderer Arbeitsplatz, sofern er tatsächlich genutzt werden kann.

Beachten

Die Tagespauschale ist auf 1.260 Euro im Jahr begrenzt, die Entfernungspauschale bei Bahn, Rad und Fahrgemeinschaft auf 4.500 Euro. Beide Beträge sind Abzugsbeträge, keine Auszahlung. Die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab.

Warum die Dokumentation über die Summe entscheidet

Das Bundesfinanzministerium verlangt, dass Homeoffice-Tage aufgezeichnet und glaubhaft gemacht werden. Bei hybrider Arbeit hat diese Aufzeichnung einen doppelten Nutzen: Sie belegt die Homeoffice-Tage und ergibt im Umkehrschluss die Pendeltage. Ein Kalender, in dem jeder Arbeitstag als H oder B markiert ist, liefert beide Zahlen auf einen Blick, und die Summe ist automatisch plausibel, weil Urlaub, Krankheit und Feiertage sichtbar bleiben.

Ohne Aufzeichnung wird häufig geschätzt, und Schätzungen neigen dazu, beide Zahlen zu hoch anzusetzen. Wer im Frühjahr rekonstruiert, kommt leicht auf 120 Homeoffice-Tage und 150 Bürotage, weil beides nach viel klingt. Zusammen wären das 270 Tage. Die Rückfrage des Finanzamts ist dann absehbar. Praktische Wege, Tage laufend festzuhalten, beschreibt Wie man Homeoffice-Tage so festhält, dass sie im nächsten Frühjahr noch nachvollziehbar sind.

Was daraus folgt

Bei hybrider Arbeit ersetzt die Tagespauschale die Entfernungspauschale nicht, sie tritt an ihre Stelle, und zwar Tag für Tag. Bei kurzen Arbeitswegen ist die Tagespauschale je Tag höher als die Entfernungspauschale: Bei 10 Kilometern stehen 6 Euro gegen 3,80 Euro. Bei 25 Kilometern ist es umgekehrt: 6 Euro gegen 9,50 Euro. Die Frage, welche Tage wie gezählt werden, ist deshalb keine Formalie, sondern bestimmt die Jahressumme. Und erst diese Jahressumme entscheidet im Vergleich mit dem Pauschbetrag von 1.230 Euro, ob die Werbungskosten überhaupt eine zusätzliche Wirkung haben. Wie die Entfernungspauschale seit 2026 im Einzelnen gerechnet wird, steht in Was der Weg ins Büro steuerlich zählt, wenn man ihn nicht jeden Tag fährt.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.