Zwanzig Euro im Monat, ohne einen einzigen Beleg

Wer beruflich vom eigenen Anschluss telefoniert oder über die private Leitung im Homeoffice arbeitet, muss die beruflichen Minuten nicht auseinanderrechnen. Die Lohnsteuer-Richtlinien lassen in R 9.1 Abs. 5 eine Pauschale zu: 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat, ohne Einzelnachweis. Die entscheidenden Fragen sind, für wen die Regel gedacht ist und was 240 Euro im Jahr in der Gesamtrechnung bewirken.

Was die Richtlinie zulässt

Aufwendungen für Telefon und Internet sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind. Das folgt aus dem allgemeinen Werbungskostenbegriff in § 9 Abs. 1 EStG. Die Schwierigkeit liegt im Nachweis: Kaum jemand kann für jeden Monat sagen, welcher Anteil einer Flatrate auf Dienstgespräche und Videokonferenzen entfiel. Die Lohnsteuer-Richtlinien lösen das in R 9.1 Abs. 5 mit einer Vereinfachung. Ohne Einzelnachweis können 20 Prozent des Rechnungsbetrags angesetzt werden, höchstens jedoch 20 Euro je Monat. Über zwölf Monate sind das höchstens 240 Euro im Jahr.

Zum Rechnungsbetrag zählen Grundgebühr, Verbindungsentgelte und Flatrate-Kosten für Festnetz, Mobilfunk und Internet. Auch anteilige Kosten für das Gerät selbst können dazugehören, wenn es ein eigenes ist. Die Pauschale bezieht sich auf die Summe dieser Posten je Monat. Sie ersetzt den Nachweis im Einzelnen, setzt aber voraus, dass eine berufliche Nutzung für den ausgeübten Beruf typisch ist.

Für wen die Pauschale gedacht ist

Die Richtlinie knüpft die Pauschale an Berufe, bei denen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen. Klassische Beispiele sind Außendienst, Lehrkräfte, Führungskräfte mit Rufbereitschaft oder Beschäftigte, die regelmäßig von zuhause arbeiten. Wer im Homeoffice über die private Internetleitung an Videokonferenzen teilnimmt, auf Firmensysteme zugreift und mit dem eigenen Mobiltelefon erreichbar ist, erfüllt diese Voraussetzung in der Regel. Hybride Beschäftigte mit festen Homeoffice-Tagen gehören damit typischerweise zu dem Kreis, für den die Pauschale vorgesehen ist.

Nicht gedacht ist sie für Tätigkeiten, bei denen der eigene Anschluss beruflich praktisch keine Rolle spielt, etwa weil der Arbeitgeber ein Diensthandy stellt und die Arbeit ausschließlich im Betrieb stattfindet. Das Finanzamt kann in solchen Fällen nachfragen, worin die berufliche Nutzung besteht. Eine kurze Beschreibung der Tätigkeit und der Hinweis auf dokumentierte Homeoffice-Tage sind dann die übliche Antwort.

Ein vereinfachtes Beispiel mit 45 Euro im Monat

Eine Angestellte zahlt für Internet und Mobilfunk zusammen 45 Euro im Monat. Sie arbeitet an zwei Tagen in der Woche zuhause und nutzt an diesen Tagen die private Leitung für die Arbeit. 20 Prozent von 45 Euro sind 9 Euro. Das liegt unter der Obergrenze von 20 Euro, also gelten die 9 Euro. Über das Jahr ergibt das 108 Euro.

Die Obergrenze von 20 Euro würde erst ab einer Monatsrechnung von 100 Euro greifen. Wer 60 Euro zahlt, kommt auf 12 Euro im Monat und 144 Euro im Jahr; wer 120 Euro zahlt, bleibt bei 20 Euro im Monat und 240 Euro im Jahr. Höher als 240 Euro kommt man mit der Pauschale nicht, unabhängig davon, wie viele Verträge im Haushalt laufen.

Wann der Einzelnachweis mehr ergibt

Die Pauschale ist eine Vereinfachung, keine Obergrenze für den tatsächlichen Aufwand. Wer nachweislich deutlich mehr als 20 Prozent beruflich nutzt, kann den tatsächlichen Anteil ansetzen. Die Richtlinie erlaubt dafür eine zweite Erleichterung: Der berufliche Anteil muss nicht für jeden Monat einzeln belegt werden. Es genügt, ihn über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zu ermitteln und den so gefundenen Prozentsatz auf das ganze Jahr zu übertragen.

Bei einer Rechnung von 45 Euro und einem nachgewiesenen beruflichen Anteil von 40 Prozent ergäben sich 18 Euro im Monat und 216 Euro im Jahr, also das Doppelte der Pauschale. Ob der Aufwand für die Dokumentation das wert ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei kleinen Rechnungen und einem beruflichen Anteil nahe 20 Prozent ist die Pauschale der einfachere Weg. Bei hohen Rechnungen und überwiegend beruflicher Nutzung kann der Einzelnachweis deutlich mehr ergeben als die 240 Euro.

Wenn der Arbeitgeber den Anschluss bezahlt

Stellt der Arbeitgeber ein Diensthandy oder übernimmt er den Internetanschluss, entstehen dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen. Ohne eigene Aufwendungen gibt es keine Werbungskosten. Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber die privat bezahlte Rechnung ganz oder teilweise erstattet: Die Erstattung mindert den abziehbaren Betrag. Nur der Teil, der tatsächlich aus eigener Tasche bezahlt wurde, bleibt als Werbungskosten übrig.

Gemischte Konstellationen sind häufig. Wer ein Diensthandy hat, aber zuhause über die private Internetleitung arbeitet, kann die Pauschale auf die Internetrechnung anwenden, nicht auf den vom Arbeitgeber bezahlten Mobilfunkvertrag. Der Router, wenn er gekauft und nicht gemietet ist, wäre wiederum ein Arbeitsmittel, für das der Beitrag zu Laptop, Monitor und Bürostuhl die Regeln beschreibt.

Beachten

Die Telefonpauschale ist ein Abzugsbetrag, der die Einkünfte mindert. 240 Euro im Jahr sind keine 240 Euro Erstattung. Ob der Posten überhaupt wirkt, hängt davon ab, ob die gesamten Werbungskosten über 1.230 Euro liegen, und die Höhe der Wirkung vom persönlichen Steuersatz.

Wie der Posten in die Schwelle von 1.230 Euro passt

108 oder 240 Euro sind für sich genommen kein Betrag, der eine Steuererklärung verändert. Sie liegen weit unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro nach § 9a EStG, der ohnehin automatisch berücksichtigt wird. Ihre Bedeutung liegt darin, dass sie zur Jahressumme beitragen. Wer im vereinfachten Beispiel 120 Homeoffice-Tage hat (720 Euro), an 90 Tagen ins Büro fährt (im Beispiel 550 Euro) und die Telefonpauschale mit 108 Euro ansetzt, kommt auf 1.378 Euro und damit 148 Euro über die Schwelle. Ohne die Telefonpauschale wären es nur 40 Euro. Das Prinzip erklärt der Beitrag zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag.

Genau deshalb gehört der Posten zum Hauptbeitrag über die Homeoffice-Tage: Nicht die einzelne Pauschale entscheidet, sondern das Zusammenspiel mehrerer Posten. Die Telefonpauschale ist dabei der Posten mit dem geringsten Aufwand, weil sie ohne Beleg auskommt und in jedem Jahr wiederkehrt, solange der Anschluss beruflich genutzt wird.

Für wen das relevant ist

Relevant ist die Pauschale für alle, die beruflich auf den eigenen Anschluss angewiesen sind und deren gesamte Werbungskosten in der Nähe der Schwelle liegen oder darüber. Für Beschäftigte mit Diensthandy und vom Arbeitgeber bezahltem Internet fällt sie weg. Für Beschäftigte, die ohnehin weit unter 1.230 Euro bleiben, ändert sie an der Steuer nichts, auch wenn sie korrekt angesetzt ist.

Zwanzig Euro im Monat ohne Beleg klingt nach einer kleinen Sache, und das ist es auch. Aber 240 Euro im Jahr sind in der Summe der Werbungskosten ein Posten, der bei hybrider Arbeit die Rechnung mitentscheiden kann. Er ist ein Abzugsbetrag, keine Auszahlung, und seine Wirkung hängt vom persönlichen Steuersatz und der gesamten Steuerberechnung ab.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.