Der Monitor steckt nicht in den sechs Euro

Die Tagespauschale von 6 Euro deckt die Kosten der Wohnung ab, in der gearbeitet wird: anteilige Miete, Strom, Heizung. Sie deckt nicht ab, womit gearbeitet wird. Ein Monitor, ein Headset oder ein Bürostuhl sind Arbeitsmittel und damit ein eigener Posten unter den Werbungskosten. Wer sie gedanklich in die sechs Euro hineinrechnet, übersieht einen Teil der Jahressumme.

Was die Tagespauschale abdeckt und was nicht

Die Tagespauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG, die für Arbeitnehmer über § 9 Abs. 5 EStG gilt, ersetzt den Nachweis der Raumkosten. Sie ist der Ausgleich dafür, dass ein Teil der Wohnung an diesem Tag beruflich genutzt wurde. Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben vom 15. August 2023 ausdrücklich klargestellt, dass Aufwendungen für Arbeitsmittel von der Tagespauschale nicht erfasst werden. Sie bleiben nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG eigenständig abziehbar.

Praktisch heißt das: Wer an 100 Tagen zuhause gearbeitet und im selben Jahr einen Monitor gekauft hat, rechnet zwei Posten. 600 Euro für die Tage und den Monitor daneben. Der Hauptbeitrag zu den Homeoffice-Tagen zeigt, wie diese Posten zusammen mit dem Arbeitsweg in die Jahressumme einfließen.

Was als Arbeitsmittel gilt

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die unmittelbar der Erledigung beruflicher Aufgaben dienen. Das Gesetz nennt in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG als Beispiele Werkzeuge und typische Berufskleidung; Rechtsprechung und Verwaltung haben den Begriff längst auf Computer, Peripherie, Möbel und Software ausgedehnt. Entscheidend ist der berufliche Zweck, nicht die Gerätekategorie. Ein Laptop, auf dem abends nur Serien laufen, ist kein Arbeitsmittel. Derselbe Laptop, auf dem tagsüber die Arbeit erledigt wird, ist eines, zumindest anteilig.

Bis 800 Euro netto wird sofort abgezogen

Für Arbeitsmittel gilt die Regel für geringwertige Wirtschaftsgüter aus § 6 Abs. 2 EStG, auf die § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG verweist. Kostet ein Gegenstand höchstens 800 Euro ohne Umsatzsteuer, kann er im Jahr der Anschaffung in voller Höhe angesetzt werden. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht das einem Kaufpreis von 952 Euro brutto. Die Grenze gilt je Gegenstand, nicht je Jahr.

Voraussetzung ist, dass der Gegenstand selbständig nutzbar ist. Ob ein Monitor für sich allein nutzbar ist, war lange umstritten; seit der Ein-Jahres-Regel für Computerhardware spielt diese Frage für die Praxis kaum noch eine Rolle, weil der Monitor ohnehin im Kaufjahr berücksichtigt wird.

Computer und Software zählen im Jahr des Kaufs

Für Computerhardware und Software hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 26. Februar 2021, aktualisiert am 22. Februar 2022, die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer auf ein Jahr festgelegt. Das gilt für Laptops, Desktop-Rechner, Tablets, Monitore, Dockingstations, Tastaturen, Drucker sowie Betriebs- und Anwendungssoftware. Die Folge: Diese Geräte können unabhängig vom Preis im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten angesetzt werden. Ein Laptop für 1.800 Euro läuft nicht mehr über drei Jahre, sondern wird in dem Jahr berücksichtigt, in dem er gekauft wurde.

Die Ein-Jahres-Regel ist ein Wahlrecht. Wer die Kosten lieber über mehrere Jahre verteilt, etwa weil er im Kaufjahr ohnehin unter dem Pauschbetrag bleibt und im Folgejahr eine teure Fortbildung ansteht, kann eine längere Nutzungsdauer zugrunde legen.

Möbel über der Grenze laufen über dreizehn Jahre

Bürostuhl und Schreibtisch sind keine Computerhardware. Für sie gilt die normale Abschreibung nach § 7 EStG, wenn der Preis über 800 Euro netto liegt. Die amtliche AfA-Tabelle sieht für Büromöbel eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor. Ein Schreibtisch für 1.300 Euro würde also mit 100 Euro im Jahr angesetzt, und zwar zeitanteilig ab dem Monat der Anschaffung: Beim Kauf im Juli sind es im ersten Jahr 50 Euro, in den folgenden zwölf Jahren jeweils 100 Euro und im letzten Jahr der Rest.

Ein Stuhl für 790 Euro netto wird also sofort berücksichtigt, ein Stuhl für 850 Euro netto verteilt sich auf 13 Jahre. Das ist keine Kaufempfehlung, sondern eine Rechenregel.

Gemischt genutzt heißt anteilig

Ein privat und beruflich genutzter Laptop ist der Regelfall im Homeoffice. Abziehbar ist dann nur der berufliche Anteil. Wer den Anteil belegen kann, etwa weil der Arbeitgeber eine Homeoffice-Vereinbarung mit festen Tagen bestätigt und das Gerät an diesen Tagen ausschließlich beruflich läuft, kann einen höheren Anteil geltend machen. Fehlt ein Nachweis, schätzt die Finanzverwaltung häufig 50 Prozent. Für einen Laptop von 1.200 Euro bleiben dann 600 Euro als Werbungskosten. Ein Monitor, der ausschließlich am Heimarbeitsplatz steht und an einen Dienstlaptop angeschlossen ist, kann dagegen zu 100 Prozent beruflich sein, und der Bürostuhl ebenso, wenn er nur dort steht und nur dafür genutzt wird.

Die Schätzung mit 50 Prozent ist keine gesetzliche Pauschale, sondern Verwaltungspraxis. Sie greift, wenn nichts Genaueres bekannt ist. Wer einen abweichenden Anteil geltend macht, muss ihn plausibel machen können.

Ohne Beleg bis 110 Euro, vom Arbeitgeber gestellt gar nicht

Für kleine Beträge gibt es eine Vereinfachung, die im Gesetz nicht steht: Arbeitsmittel bis 110 Euro im Jahr werden von den Finanzämtern in der Regel auch ohne Einzelnachweis nicht beanstandet. Das ist eine Nichtbeanstandungsgrenze, keine Pauschale, auf die ein Anspruch besteht, und sie deckt Kleinigkeiten wie Kabel, Stifte, Ordner oder eine Maus ab. Wer mehr ansetzt, braucht Belege.

Umgekehrt gilt: Was der Arbeitgeber stellt, kann nicht abgezogen werden. Ein Dienstlaptop, ein vom Unternehmen bezahlter Monitor oder ein Bürostuhl aus dem Betrieb verursachen dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen, und ohne eigene Aufwendungen gibt es keine Werbungskosten. Erstattet der Arbeitgeber einen selbst gekauften Gegenstand ganz oder teilweise, mindert die Erstattung den abziehbaren Betrag entsprechend.

Beachten

Arbeitsmittel sind Werbungskosten und mindern die Einkünfte. Sie werden nicht erstattet. Ob sie sich überhaupt auswirken, hängt davon ab, ob die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen.

Ein vereinfachtes Beispiel mit Monitor und Fortbildung

Eine Angestellte arbeitet an 100 Tagen zuhause. Sie kauft einen Monitor für 300 Euro, der ausschließlich am Heimarbeitsplatz am Dienstlaptop hängt, und bezahlt eine berufliche Fortbildung mit 500 Euro selbst. Weitere Werbungskosten hat sie nicht.

Ohne den Monitor läge die Summe bei 1.100 Euro und damit unter dem Pauschbetrag. Mit ihm liegt sie 170 Euro darüber. Diese 170 Euro sind keine Erstattung von 170 Euro. Sie verändern die Bemessungsgrundlage; bei einem hypothetisch angenommenen Grenzsteuersatz von 30 Prozent ergäben sich rechnerisch 51 Euro, ohne Zuschläge. Wie der Pauschbetrag als Schwelle funktioniert, erklärt der Beitrag zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro; die Umrechnung in eine Steuerwirkung zeigt der Beitrag zur Steuerwirkung von Werbungskosten.

Für wen das relevant ist

Arbeitsmittel machen vor allem in dem Jahr einen Unterschied, in dem sie gekauft werden. Wer den Heimarbeitsplatz neu einrichtet, einen Rechner ersetzt oder Software selbst bezahlt, hat in diesem Jahr einen Posten, der zusammen mit Homeoffice-Tagen und Arbeitsweg die Schwelle von 1.230 Euro überschreiten kann. In Jahren ohne Anschaffungen fällt der Posten weg oder besteht nur aus der laufenden Abschreibung eines älteren Möbelstücks.

Wer ausschließlich mit Geräten des Arbeitgebers arbeitet, hat an dieser Stelle nichts zu rechnen, und das ist bei hybrider Arbeit nicht ungewöhnlich. Für alle anderen gilt: Belege sind aufzuheben, der berufliche Anteil ist realistisch einzuschätzen, und der Posten gehört neben die sechs Euro pro Tag, nicht hinein. Was das in der Steuererklärung bewirkt, entscheidet am Ende die Gesamtsumme, nicht der einzelne Monitor.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.