Was außer dem Arbeitsweg noch als Werbungskosten in Frage kommt

Homeoffice-Tage und Arbeitsweg sind bei den meisten Arbeitnehmern die beiden großen Posten. Daneben gibt es ein Dutzend kleinerer, die selten allein über die Schwelle von 1.230 Euro tragen, zusammen aber häufig den Ausschlag geben: die Fortbildung im Frühjahr, drei Fachbücher, eine Bewerbungsrunde, der Gewerkschaftsbeitrag, die Kontoführung. Diese Übersicht ordnet sie ein, mit Voraussetzungen und typischen Größenordnungen.

Fortbildung mit Kurs, Fahrt und Literatur

Aufwendungen für die berufliche Fortbildung sind Werbungskosten, wenn sie im Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf stehen oder auf eine künftige Tätigkeit im selben Berufsfeld zielen. Dazu zählen Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Seminarunterlagen und die Literatur, die für den Kurs benötigt wird.

Die Fahrten zum Kursort sind keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, sondern eine Auswärtstätigkeit nach § 9 Abs. 4a EStG. Das hat zwei Folgen. Erstens zählen bei Nutzung des eigenen Pkw 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg, statt der Entfernungspauschale für die einfache Strecke. Zweitens kommen bei mehr als acht Stunden Abwesenheit von der Wohnung Verpflegungspauschalen von 14 Euro je Tag hinzu, bei ganztägiger Abwesenheit 28 Euro. Ein zweitägiges Seminar 60 Kilometer entfernt mit täglicher Rückfahrt ergibt so im vereinfachten Beispiel 72 Euro Fahrtkosten (2 × 120 km × 0,30 Euro) und 28 Euro Verpflegung, zusätzlich zur Kursgebühr. Wo der Arbeitsweg endet und die Dienstreise beginnt, erklärt der Beitrag zur Abgrenzung von Arbeitsweg und Dienstreise.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kursgebühr oder erstattet er die Fahrt, entfällt der Abzug insoweit.

Fachliteratur, nicht die Tageszeitung

Fachbücher, Fachzeitschriften und berufsbezogene Datenbankzugänge sind Werbungskosten, wenn sie eindeutig dem Beruf dienen: das Handbuch zur Programmiersprache oder die Fachzeitschrift für Pflegekräfte. Nicht dazu zählen Tageszeitungen, allgemeine Wirtschaftsmagazine und Sachbücher, die ein breites Publikum ansprechen, selbst wenn sie beruflich nützlich sind. Auf dem Beleg muss der Titel stehen; ein Kassenzettel mit dem Vermerk „Buch“ reicht nicht. Die Größenordnung ist bei den meisten überschaubar: Zwei bis fünf Fachbücher im Jahr liegen im vereinfachten Beispiel zwischen 80 und 250 Euro.

Bewerbungskosten mit und ohne Erfolg

Kosten für Bewerbungen sind Werbungskosten, unabhängig davon, ob die Bewerbung zum Erfolg führt. Sie sind Aufwendungen zur Erwerbung von Einnahmen im Sinne von § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG. Dazu gehören Porto, Bewerbungsmappen, Papier, Passfotos, Fahrten zu Vorstellungsgesprächen als Auswärtstätigkeit und gegebenenfalls Übernachtungen.

In der Praxis werden häufig Pauschalen je Bewerbung angesetzt, ein Betrag für die schriftliche Mappe, ein niedrigerer für die Bewerbung per E-Mail. Diese Pauschalen haben keine gesetzliche Grundlage. Sie gehen auf einzelne Finanzgerichtsentscheidungen und die Duldung mancher Finanzämter zurück und können nicht als Anspruch verstanden werden. Wer sie ansetzt, muss damit rechnen, nach Belegen gefragt zu werden. Eine Liste der Bewerbungen mit Datum, Unternehmen und Art der Bewerbung ist die Mindestdokumentation.

Kontoführung, Verband, Berufskleidung

Für die Kontoführung des Gehaltskontos erkennt die Finanzverwaltung ohne Nachweis pauschal 16 Euro im Jahr an. Das ist Verwaltungspraxis, kein Gesetz.

Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften sind in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 EStG ausdrücklich genannt. Sie sind in voller Höhe Werbungskosten. Bei einem Beitrag von beispielsweise einem Prozent des Bruttogehalts kommen im vereinfachten Beispiel schnell mehrere hundert Euro im Jahr zusammen; ein Berufsverband liegt häufig zwischen 50 und 300 Euro. Die Jahresbescheinigung des Verbands ist der Beleg.

Berufskleidung ist nur abziehbar, wenn sie typisch ist: Arbeitskittel, Sicherheitsschuhe, Uniform, Amtstracht, Kleidung mit dauerhaftem Firmenlogo. Der Anzug für die Bank oder die Bluse fürs Büro sind normale Kleidung, auch wenn sie ausschließlich zur Arbeit getragen werden. Auch Reinigungskosten für typische Berufskleidung zählen dazu.

Umzug und Unfall auf dem Arbeitsweg

Ein Umzug ist beruflich veranlasst, wenn er wegen eines Arbeitsplatzwechsels stattfindet, der Arbeitgeber eine Versetzung anordnet oder sich der tägliche Arbeitsweg durch den Umzug erheblich verkürzt; die Rechtsprechung sieht die Grenze bei einer Zeitersparnis von insgesamt mindestens einer Stunde am Tag. Dann sind Speditionskosten, Fahrten, doppelte Miete für eine Übergangszeit und weitere Umzugsauslagen Werbungskosten. Ein Umzug aus privaten Gründen gehört nicht dazu, auch wenn der Arbeitsweg zufällig kürzer wird.

Kosten eines Unfalls auf dem Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind trotz der Entfernungspauschale zusätzlich abziehbar. Das betrifft Reparaturkosten am eigenen Fahrzeug, Selbstbeteiligungen und nicht erstattete Schäden, begrenzt auf den Zeitwert des Fahrzeugs. Voraussetzung ist, dass der Unfall auf der direkten Strecke geschah, nicht auf einem privaten Umweg.

Was nicht dazugehört

Steuerberatungskosten sind seit 2006 nicht mehr als Sonderausgaben abziehbar und nur noch insoweit Werbungskosten, wie sie die Ermittlung der Einkünfte betreffen, also etwa die Beratung zur Anlage N. Der Teil, der auf den Mantelbogen, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen entfällt, ist Privatsache.

Normale Kleidung ist keine Berufskleidung, auch wenn sie nur im Büro getragen wird. Ein Sprachkurs ist nur Werbungskosten, wenn die Sprache im Beruf konkret gebraucht wird; der Italienischkurs für den Urlaub zählt nicht, der Englischkurs für die neue Rolle im internationalen Team schon. Und die Erstausbildung, also ein erstes Studium oder eine erste Berufsausbildung außerhalb eines Dienstverhältnisses, ist nach § 9 Abs. 6 EStG ausdrücklich keine Werbungskosten, sondern nur begrenzt als Sonderausgaben abziehbar.

Die Posten im Überblick

Wie kleine Posten sich summieren

Ein vereinfachtes Beispiel zeigt, warum diese Posten trotz ihrer Größe zählen. Ein Angestellter arbeitet an 100 Tagen zuhause und fährt an 110 Tagen acht Kilometer ins Büro. Das ergibt zusammen 934,40 Euro, rund 300 Euro unter dem Pauschbetrag. Im selben Jahr zahlt er 240 Euro Gewerkschaftsbeitrag, kauft Fachbücher für 120 Euro, besucht einen eintägigen Kurs für 350 Euro, der 60 Kilometer entfernt stattfindet, und setzt die Kontoführungspauschale an.

Ohne die kleinen Posten läge die Summe knapp 300 Euro unter dem Pauschbetrag; mit ihnen liegt sie rund 480 Euro darüber. Keiner der Posten ist für sich groß. Zusammen entscheiden sie, ob überhaupt gerechnet wird. Der Betrag über der Schwelle ist ein Abzugsbetrag, keine Erstattung; er verändert die Bemessungsgrundlage, und die Wirkung hängt vom persönlichen Steuersatz ab. Wie die Schwelle funktioniert, erklärt der Beitrag zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag, und wie Homeoffice-Tage darin wirken, der Hauptbeitrag zu den Homeoffice-Tagen.

Für wen das relevant ist

Die kleineren Posten sind für zwei Gruppen von Bedeutung. Erstens für Beschäftigte, deren große Posten knapp unter der Schwelle liegen; bei ihnen entscheidet ein Gewerkschaftsbeitrag oder eine Fortbildung darüber, ob die Summe über 1.230 Euro steigt. Zweitens für Beschäftigte, die in einem Jahr ohnehin darüber liegen; bei ihnen erhöht jeder zusätzliche Posten den Betrag, der die Bemessungsgrundlage verändert.

Wer wenige Homeoffice-Tage, einen kurzen Weg und keine der genannten Ausgaben hat, bleibt meist unter dem Pauschbetrag, und die 16 Euro Kontoführung ändern daran nichts. Für alle anderen gilt, dass die Belege über das Jahr gesammelt werden müssen. Die Fortbildung vom März, das Fachbuch vom Juni und die Bewerbung vom Oktober zusammen sind häufig der Unterschied zwischen einer Steuererklärung, die beim Pauschbetrag stehen bleibt, und einer, bei der die Werbungskosten tatsächlich in die Rechnung eingehen.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.