Die Frage kommt jedes Frühjahr: Wie viele Tage war ich im vergangenen Jahr eigentlich zuhause? Wer sie aus dem Gedächtnis beantwortet, schätzt, und Schätzungen halten Rückfragen schlecht stand. Das Bundesfinanzministerium verlangt, dass die Tage aufgezeichnet und glaubhaft gemacht werden. Der Aufwand dafür ist klein, wenn er laufend anfällt, und groß, wenn er nachträglich anfällt.
Was das Bundesfinanzministerium verlangt
Im Schreiben vom 15. August 2023 zur Tagespauschale heißt es, die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen erfüllt sind, seien aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Es gibt kein amtliches Formular, keine Pflicht zur Zeiterfassung und keine Vorgabe, dass der Arbeitgeber etwas bestätigen muss. Verlangt ist eine Aufzeichnung, die bei einer Nachfrage vorgelegt werden kann, und eine Angabe, die im Gesamtbild stimmig ist.
Glaubhaft machen ist weniger als beweisen. Es genügt, dass die Angabe überwiegend wahrscheinlich erscheint. Genau deshalb kommt es auf die innere Stimmigkeit an: Passen die Homeoffice-Tage zu den Bürotagen, zum Urlaub, zum Arbeitsvertrag? Eine laufend geführte Aufzeichnung liefert diese Stimmigkeit von selbst.
Zur Einordnung: Die Tagespauschale beträgt 6 Euro je qualifizierendem Kalendertag, höchstens 1.260 Euro im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Sie ist ein Werbungskostenabzug, keine Auszahlung, und sie wirkt sich nur aus, soweit die gesamten Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegen. Die Zusammenhänge erklärt der Beitrag zum steuerlichen Wert von Homeoffice-Tagen.
Sechs Wege, die sich im Alltag bewähren
Welche Methode passt, hängt davon ab, was ohnehin vorhanden ist. Wer bereits eine Zeiterfassung mit Ortsangabe hat, braucht nichts Zusätzliches. Wer keine hat, greift zur einfachsten Lösung, die er über zwölf Monate durchhält.
Digitaler Kalender
Ein ganztägiger Termin „Homeoffice“ an jedem Tag zuhause, ein anderer für „Büro“. Am Jahresende lässt sich der Kalender nach dem Begriff durchsuchen und als Liste oder PDF speichern. Der Vorteil: Die Einträge tragen ein Erstellungsdatum und liegen neben den echten Terminen des Tages.
Papierkalender
Ein Wandkalender in der Küche, ein Kreis für zuhause, ein Kreuz fürs Büro. Unauffällig, aber wirksam, weil die Markierung Teil des Tagesablaufs wird. Am Jahresende wird abgezählt und der Kalender aufgehoben.
Zeiterfassung des Arbeitgebers
Viele Systeme erfassen den Arbeitsort oder erlauben eine Buchung „mobil“. Ein Jahresauszug ist dann die beste Aufzeichnung, die es gibt, weil sie nicht vom Beschäftigten selbst stammt.
Dienst- oder Schichtplan
Wo Homeoffice-Tage im Voraus geplant werden, ist der Plan selbst die Aufzeichnung. Abweichungen, etwa ein kurzfristig getauschter Tag, werden am Rand vermerkt.
Eigene Monatsliste
Eine Tabelle mit einer Zeile je Monat: Arbeitstage, Büro, zuhause, auswärts, Urlaub und Krankheit. Sie wird am Monatsende ausgefüllt und ist gleichzeitig die Plausibilitätsprüfung, weil die Zeile aufgehen muss.
Homeoffice-Vereinbarung und Bescheinigung
Die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber belegt den Rahmen, etwa „zwei Tage pro Woche“. Sie ersetzt die Zählung nicht, stützt sie aber. Manche Arbeitgeber stellen auf Wunsch eine Bescheinigung über die tatsächlichen Homeoffice-Tage aus; eine Pflicht dazu besteht nicht.
Ein Monatsblatt genügt oft
Die Monatsliste ist die Methode mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Nutzen, weil sie die Tage nicht nur zählt, sondern gegen die übrigen Tage des Monats abgleicht. Ein vereinfachtes Beispiel für die ersten vier Monate eines Jahres:
| Monat | Arbeitstage | Büro | Zuhause | Auswärts | Urlaub/Krankheit |
|---|---|---|---|---|---|
| Januar | 21 | 11 | 9 | 1 | 0 |
| Februar | 20 | 9 | 10 | 0 | 1 |
| März | 22 | 8 | 9 | 0 | 5 |
| April | 20 | 10 | 8 | 2 | 0 |
| Summe | 83 | 38 | 36 | 3 | 6 |
Aus dieser Liste ergeben sich zwei Zahlen für die Steuererklärung: 38 Tage mit Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte für die Entfernungspauschale und 36 Tage für die Tagespauschale. Die drei Auswärtstage gehören in keine der beiden Spalten, es sei denn, an ihnen wurde überwiegend zuhause gearbeitet. Welche Tage im Einzelnen qualifizieren, erklärt der Beitrag zur Abgrenzung der Homeoffice-Tage.
Woran unplausible Angaben erkannt werden
Die Finanzverwaltung prüft keine Kalender, bevor sie einen Bescheid erlässt. Sie prüft Zahlen auf Stimmigkeit, und drei Prüfungen liegen nahe.
Die erste ist die Obergrenze. Mehr als 210 Tage sind gesetzlich nicht möglich. Angaben genau an dieser Grenze fallen auf, weil sie bedeuten, dass praktisch jeder Arbeitstag des Jahres zuhause verbracht wurde.
Die zweite ist die Jahresrechnung. Ein Kalenderjahr hat 365 Tage; nach Abzug von 104 Wochenendtagen und rund zehn Feiertagen an Werktagen bleiben etwa 251 Arbeitstage. Nach 30 Tagen Urlaub und einigen Krankheitstagen sind es meist um die 210 bis 215 Tage, an denen überhaupt gearbeitet wurde. Homeoffice-Tage, Bürotage und Auswärtstage müssen zusammen in diesen Rahmen passen. Wer 180 Homeoffice-Tage und 120 Pendeltage angibt, kommt auf 300 Arbeitstage und damit auf mehr, als das Jahr hergibt.
Die dritte ist der Abgleich mit der Entfernungspauschale. In der Anlage N werden sowohl die Zahl der Homeoffice-Tage als auch die Zahl der Tage mit Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte eingetragen. Beide Zahlen stehen nebeneinander, und für denselben Kalendertag kann im Regelfall nur eine von beiden gelten. Warum die Trennung so wichtig ist, behandelt der Beitrag zum Homeoffice-Tag und Pendeltag.
365 Kalendertage, abzüglich 104 Wochenendtage, 10 Feiertage, 30 Urlaubstage und 8 Krankheitstage. Auf diese 213 Arbeitstage müssen sich Homeoffice-, Büro- und Auswärtstage verteilen. Bei 96 Tagen zuhause ergäbe die Tagespauschale 576 Euro als Werbungskosten, nicht als Erstattung.
Was aufbewahrt wird und wie lange
Seit dem Steuerjahr 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht: Unterlagen werden nicht mehr mit der Erklärung eingereicht, müssen aber auf Anforderung vorgelegt werden. Für die Homeoffice-Tage heißt das, dass die Aufzeichnung selbst aufgehoben wird, nicht jede E-Mail des Jahres. Sinnvoll sind ein Kalender-Export als PDF oder der Papierkalender, die Monatsliste, ein Auszug aus der Zeiterfassung, die Homeoffice-Vereinbarung und, falls vorhanden, die Urlaubs- und Krankheitsübersicht des Arbeitgebers. Screenshots einzelner Videokonferenzen sind nicht nötig.
Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für private Steuerunterlagen gibt es nicht. Ein Bescheid kann aber innerhalb der Festsetzungsfrist noch geändert werden, wenn nachträglich Tatsachen bekannt werden. Diese Frist beträgt nach § 169 Abs. 2 AO vier Jahre und beginnt in der Regel mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung abgegeben wurde. Wer die Unterlagen so lange aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite; wer sie mindestens bis zur Bestandskraft des Bescheids behält, deckt den häufigsten Fall ab.
Prüfpunkte vor der Abgabe
- 1Liegt eine Aufzeichnung vor, die während des Jahres entstanden ist, nicht erst beim Ausfüllen der Erklärung?
- 2Ergeben Homeoffice-, Büro-, Auswärts-, Urlaubs- und Krankheitstage zusammen die Arbeitstage des Jahres?
- 3Liegt die Zahl der Homeoffice-Tage bei höchstens 210?
- 4Wurde für keinen Kalendertag zugleich Tagespauschale und Entfernungspauschale angesetzt, abgesehen vom Sonderfall ohne anderen Arbeitsplatz?
- 5Passt die Zahl zur Homeoffice-Vereinbarung, etwa zwei Tage pro Woche über rund 45 Arbeitswochen?
- 6Sind geteilte Tage mit Kundenbesuch nur dann gezählt, wenn mehr als die Hälfte der Arbeitszeit zuhause lag?
- 7Sind Kalender, Liste oder Zeiterfassungsauszug gesichert und bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist auffindbar?
Was daraus folgt
Die Dokumentation ist keine Formalität für den Fall einer Prüfung, sondern der Rechenweg selbst. Wer die Tage laufend festhält, kennt am Jahresende nicht nur die Zahl für die Tagespauschale, sondern auch die Zahl der Pendeltage und weiß, ob die Summe aller Werbungskosten in die Nähe des Pauschbetrags von 1.230 Euro kommt. Ob sie ihn übersteigt und was das an Steuer bedeutet, hängt vom Einzelfall ab.
Besonders relevant ist das für hybrid Beschäftigte, bei denen sich Homeoffice-Tage und Bürotage über das Jahr abwechseln, und für alle, die ihre Erklärung freiwillig und mit Verzögerung abgeben. Wer die Erklärung für 2026 erst 2029 einreicht, was bei der Antragsveranlagung zulässig ist, wird sich an die Verteilung der Tage kaum noch erinnern. Der Kalender erinnert sich. Welche Fristen dabei gelten, steht im Beitrag zu Pflicht, Kür und Fristen der Steuererklärung.
Quellen
- BMF, Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026, Anhang 19 (BMF-Schreiben vom 15.08.2023), Aufzeichnung und Glaubhaftmachung der Tage, Voraussetzungen der Tagespauschale. bundesfinanzministerium.de
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG, Tagespauschale 6 Euro, Höchstbetrag 1.260 Euro. gesetze-im-internet.de
- § 169 AO, Festsetzungsfrist von vier Jahren. gesetze-im-internet.de
- ELSTER, elektronische Abgabe der Einkommensteuererklärung und Belegvorhaltung. elster.de
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.