Der Küchentisch reicht. Das Arbeitszimmer ist eine andere Regel.

Wer die Tagespauschale nutzt, braucht keinen eigenen Raum. Wer ein häusliches Arbeitszimmer absetzt, braucht einen abgeschlossenen Raum und muss dort den Mittelpunkt seiner gesamten Tätigkeit haben. Beide Wege enden bei 1.260 Euro im Jahr, und genau diese Zahl sorgt für Verwechslungen. Dahinter stehen zwei Vorschriften mit unterschiedlichen Voraussetzungen, und für die meisten hybrid Beschäftigten kommt nur eine davon in Frage.

Zwei Vorschriften, eine Zahl

Das häusliche Arbeitszimmer ist in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG geregelt, die Tagespauschale in Nr. 6c derselben Vorschrift. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gelten beide über § 9 Abs. 5 EStG. Seit der Neufassung zum Jahr 2023 laufen die Regeln nebeneinander: Nr. 6b erfasst die Kosten eines Raums, Nr. 6c bewertet einen Arbeitstag pauschal.

Die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer beträgt 1.260 Euro. Die Tagespauschale beträgt 6 Euro je Kalendertag und ist auf 1.260 Euro im Jahr begrenzt, was 210 Tagen entspricht. Dass beide Wege bei derselben Summe enden, ist gewollt, macht sie aber nicht austauschbar. In beiden Fällen handelt es sich um Werbungskosten, also um einen Abzugsbetrag von den Einkünften, nicht um eine Auszahlung. Und in beiden Fällen wirkt sich der Betrag nur aus, soweit die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen.

Was das Gesetz unter einem Arbeitszimmer versteht

Ein häusliches Arbeitszimmer ist nach der Verwaltungsauffassung ein Raum, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist, nach Ausstattung und Funktion der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer Arbeiten dient und nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. In der Praxis heißt das: ein eigener, abgeschlossener Raum mit Tür, Schreibtisch und Büroausstattung, in dem keine private Nutzung von Gewicht stattfindet.

Die Arbeitsecke im Wohnzimmer erfüllt das nicht. Der Küchentisch erfüllt es nicht. Ein Durchgangszimmer, durch das die Familie zum Schlafzimmer geht, erfüllt es ebenfalls nicht. Diese Anforderung an den Raum war schon vor 2023 der Grund, warum viele Beschäftigte kein Arbeitszimmer geltend machen konnten.

Der Mittelpunkt entscheidet

Seit 2023 kommt eine zweite Hürde hinzu, die noch enger ist. Die Kosten eines Arbeitszimmers sind nur noch abziehbar, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Der frühere Fall „kein anderer Arbeitsplatz, aber nicht Mittelpunkt“ mit dem alten Höchstbetrag von 1.250 Euro ist entfallen; für diese Situationen gibt es seither die Tagespauschale.

Mittelpunkt bedeutet den qualitativen Schwerpunkt: Wo werden die Tätigkeiten ausgeübt, die den Beruf prägen? Die Zeitverteilung ist dafür ein Indiz, aber nicht allein maßgebend. Wer drei Tage im Büro und zwei Tage zuhause arbeitet, hat den Mittelpunkt in aller Regel im Büro. Wer nahezu vollständig von zuhause arbeitet und das Büro nur für gelegentliche Besprechungen aufsucht, kann den Mittelpunkt zuhause haben. Ist das der Fall, besteht ein Wahlrecht: entweder die tatsächlichen Raumkosten, also anteilige Miete, Nebenkosten, Energie und Renovierung des Zimmers, oder die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Die Jahrespauschale wird für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen, um ein Zwölftel gekürzt.

Die Tagespauschale verlangt keinen Raum

Die Tagespauschale kennt keine dieser Anforderungen. Sie setzt weder einen abgeschlossenen Raum voraus noch einen Mittelpunkt. Entscheidend ist allein, dass die Tätigkeit an dem Kalendertag überwiegend in der Wohnung ausgeübt und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde. Ob am Küchentisch, im Wohnzimmer oder an einem Schreibtisch im Flur, spielt keine Rolle. Welche Tage im Einzelnen zählen, erklärt der Beitrag zur Abgrenzung der Homeoffice-Tage.

Der Preis für diese Einfachheit ist die Deckelung auf 6 Euro je Tag. Wer zuhause ein teures Zimmer ausschließlich beruflich nutzt, aber den Mittelpunkt im Büro hat, bleibt bei der Tagespauschale. Die tatsächlichen Raumkosten spielen dann keine Rolle.

Nicht beides für denselben Tag

Das Gesetz schließt eine Doppelung ausdrücklich aus. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c Satz 3 EStG ist die Tagespauschale nicht zulässig, soweit für die Wohnung ein Abzug nach Nr. 6b vorgenommen wird. Wer also für einen Zeitraum die Kosten des Arbeitszimmers abzieht, kann für die Tage in diesem Zeitraum nicht zusätzlich 6 Euro ansetzen. Denkbar ist ein Wechsel im Jahresverlauf, etwa wenn der Mittelpunkt erst ab einem bestimmten Monat zuhause liegt: Dann gilt für die Monate davor die Tagespauschale und für die Monate danach das Arbeitszimmer. Dieselbe Sperre gilt gegenüber den Unterkunftskosten einer doppelten Haushaltsführung.

Beachten

Die Jahrespauschale von 1.260 Euro für das Arbeitszimmer ist personenbezogen. Nutzen zwei Personen denselben Raum und erfüllen beide die Voraussetzungen, kann jede die Pauschale für sich ansetzen. Bei der Tagespauschale zählt ohnehin jede Person ihre eigenen Tage.

Zwei Beschäftigte, zwei Regeln, ein vereinfachtes Beispiel

Zwei Personen, beide angestellt, beide arbeiten viel zuhause. Person A arbeitet hybrid: drei Tage Büro, zwei Tage am Esstisch, im Jahr 90 Homeoffice-Tage. Person B ist nahezu vollständig zuhause tätig, hat ein abgeschlossenes Arbeitszimmer von 12 Quadratmetern in einer 80-Quadratmeter-Wohnung und fährt nur zu wenigen Terminen ins Büro. Die Wohnung kostet warm 1.100 Euro im Monat, im Jahr also 13.200 Euro. Beide haben sich einen Monitor für 300 Euro gekauft.

Person B wählt hier die tatsächlichen Kosten, weil sie über der Jahrespauschale liegen. Person A hat diese Wahl nicht, weil ihr Mittelpunkt im Büro liegt; für sie zählt nur die Tagespauschale. In beiden Fällen kommt der Monitor als Arbeitsmittel hinzu. Bei Person A liegt die Zwischensumme mit 840 Euro noch unter dem Pauschbetrag; erst mit der Entfernungspauschale für die Bürotage und weiteren Werbungskosten kann die Summe darüber steigen. Bei Person B liegen im Beispiel 1.050 Euro über dem Pauschbetrag.

Warum die meisten hybriden Beschäftigten bei der Tagespauschale landen

Die typische Homeoffice-Vereinbarung sieht zwei oder drei Tage zuhause vor und einen festen oder buchbaren Arbeitsplatz im Betrieb. Damit liegt der Mittelpunkt im Betrieb, und das Arbeitszimmer scheidet aus, selbst wenn zuhause ein eigener Raum vorhanden ist. Hinzu kommt, dass viele Wohnungen schlicht keinen Raum haben, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird.

Für genau diese Gruppe hat der Gesetzgeber die Tagespauschale geschaffen. Sie ist bewusst niedrigschwellig: keine Raumkosten belegen, keine Skizze der Wohnung, keine Diskussion über die private Mitnutzung. Dafür muss die Zahl der Tage stimmen und nachvollziehbar sein. Wie die Tagespauschale mit anderen Werbungskosten zusammenwirkt und warum die Zahl der Tage allein noch nichts über die Wirkung sagt, rechnet der Beitrag über den steuerlichen Wert dieser Tage vor.

Arbeitsmittel bleiben in beiden Fällen eigenständig

Weder die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer noch die Tagespauschale erfasst Arbeitsmittel. Laptop, Monitor, Schreibtischstuhl, Headset und berufliche Software fallen unter § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG und werden daneben geprüft. Beim Arbeitszimmer gehören sie auch nicht zu den Raumkosten; als Raumkosten gelten Miete, Nebenkosten, Energie und die Ausstattung des Raums selbst wie Bodenbelag oder Deckenlampe, nicht aber das Arbeitsgerät. Wann ein Arbeitsmittel sofort und wann über mehrere Jahre abgezogen wird, behandelt der Beitrag zu Laptop, Monitor und Bürostuhl.

Für wen das relevant ist

Die Unterscheidung ist für zwei Gruppen wichtig. Hybrid Beschäftigte mit Arbeitsplatz im Betrieb können sich die Prüfung des Arbeitszimmers in aller Regel sparen und sich auf die Zählung ihrer Tage konzentrieren. Beschäftigte, die fast ausschließlich zuhause arbeiten und dort einen abgeschlossenen Raum nutzen, können prüfen, ob der Mittelpunkt ihrer Tätigkeit zuhause liegt; dann stehen tatsächliche Kosten oder Jahrespauschale zur Wahl, und die Tagespauschale scheidet für dieselben Monate aus.

In beiden Fällen bleibt es bei einem Abzugsbetrag. Wie viel Steuer sich dadurch tatsächlich verändert, hängt vom Einkommen, von der Steuerklasse und von den übrigen Werbungskosten ab. Der Weg vom Abzugsbetrag zur Wirkung ist im Beitrag zur Steuerwirkung von Werbungskosten beschrieben.

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Genannte Beträge sind gesetzliche Pauschalen oder ausdrücklich vereinfachte Rechenbeispiele; die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt vom Einzelfall ab. Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand.